Maîtriser son emploi du temps : le guide ultime pour les travailleurs hybrides

A l’ère où le télétravail est parfaitement accepté dans les entreprises, il est temps d’apprendre à gérer son emploi du temps pour les travailleurs hybrides. Sans une organisation rigoureuse, il est facile de se laisser déborder.

Voici un guide pratique pour structurer vos journées et maximiser votre productivité en mode hybride.

1. Établir une routine claire

Une routine solide est la pierre angulaire d’une journée productive.

Définir des horaires fixes : Même si la flexibilité est un avantage, instaurez des plages horaires régulières pour travailler. Cela aide à structurer votre journée et à maintenir une constance dans vos efforts. En évitant de déborder sur vos temps de pauses, vous créez un bon équilibre pro/perso qui permet d’être vraiment efficace sur les temps dédiés au travail.
Rituels matinaux et de fin de journée : Adoptez des routines simples pour rythmer vos journées. Par exemple, démarrez par un café et une planification rapide, et terminez par un moment de clôture, en triant vos mails du jour ou en passant en revue votre to-do-list du lendemain.

2. Créer un espace de travail dédié

L’environnement joue un rôle crucial dans votre eDélimiter les espaces : Que vous soyez chez vous ou dans un espace de coworking, veillez à ce que votre espace soit fonctionnel, bien éclairé et équipé. Il est facile d’emporter son ordinateur au lit ou de lire ses mails en allant à la machine à café. En séparant vos lieux de travail et lieux de détente vous vous conditionnez à être efficace dans des lieux définis et à relâcher la pression dans les autres.
Aménager un coin travail : Si vous travaillez depuis chez vous, séparez votre espace de travail de vos lieux de détente pour mieux distinguer vie professionnelle et personnelle.

3. Utiliser des outils de gestion performants

Les bons outils font toute la différence dans une organisation réussie.

Bpifrance propose de nombreux financement (Prêts à court, moyen et long terme, crédit-bail, prêts sans garantie, prêts innovation, prêts sectoriels) que vous pouvez retrouver sur ce lien, ici quelques exemples de financements proposés :

Adopter un agenda numérique : Planifiez vos tâches, réunions et échéances grâce à des outils comme Google Calendar ou Outlook. Laissez apparaitre à vos équipes vos jours de présence et vos journées à distance. Il est plus facile d’échanger et d’agir en équipe sur site et de s’accorder du temps de travail individuel lorsqu’on est en télétravail.
Explorer les applications de productivité : Trello, Asana ou Notion peuvent vous aider à suivre vos projets, à répartir les tâches et à visualiser vos progrès. Plus efficaces que les penses-bêtes et mieux organisés que les emails, ces outils vous permettront de partager des informations facilement à vos équipes et de suivre l’avancée des projets sans avoir besoin de constamment déranger les parties prenantes de chaque projet.

4. Communiquer efficacement

Dans un modèle hybride, une communication claire est essentielle.

Exemples d’aides régionales :

Utiliser les bons outils : Optez pour des plateformes adaptées comme Slack, Teams ou Zoom pour garder un contact fluide avec vos équipes. L’objectif n’est pas de cumuler les applications, mais en choisissant les bons outils vous aurez l’occasion de gagner du temps et de fluidifier vos échanges, même à distance.
Planifier des créneaux pour les échanges : Limitez les interruptions en fixant des plages horaires spécifiques pour les réunions et discussions. Ainsi toutes les équipes sur place ou à distance sont conscientes et disposées à se rendre disponible pour échanger. Cela évite d’hésiter avant de déranger un collaborateur à distance.

5. Gérer son temps avec méthode

La gestion du temps est un défi constant pour les travailleurs hybrides.

Technique Pomodoro : Travaillez en sessions concentrées de 25 minutes, suivies de pauses de 5 minutes pour éviter la fatigue mentale.
Établir une liste de priorités : Notez chaque jour les 3 à 5 tâches les plus importantes à accomplir pour rester focalisé.
Limiter les distractions : Désactivez les notifications non essentielles et éloignez-vous des réseaux sociaux pendant vos plages de travail.

Ces conseils peuvent paraitre futiles, mais en les appliquant vous créez des habitudes de travail qui permettent d’être plus efficace sur vos journées de travail.

Conclusion

Adopter une organisation rigoureuse dans un mode de travail hybride peut sembler difficile au départ, mais les résultats en valent la peine. Avec ces conseils, vous serez en mesure d’optimiser votre emploi du temps, d’augmenter votre productivité et de profiter pleinement des avantages de ce mode de vie. Le modèle de travail hybride est encore nouveau pour beaucoup d’employés et la mise en place d’habitudes de travail est importante pour améliorer la communication entre les équipes.

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